Wie was Sisyphus, uit de Griekse mythologie?
Lang verhaal kort, Sisyphus was een boefje die door zijn gedrag de goden boos had gemaakt en door Zeus werd gestraft. Wil je het verhaal meer lezen lees dan dit wikipedia artikel.
De straf die Zeus hem gaf, was dat Sisyphus een zware rotsblok tegen een steile berg op moest duwen, dat echter telkens van de top weer in de diepte rolde waardoor hij gedoemd was eeuwig dat rotsblok opnieuw en opnieuw de steile berg op te duwen.
Deze metafoor kan je vergelijken met de eindeloze lange to-do lijsten die een mens vandaag de dag heeft. Niet alleen in het werkbare leven maar juist ook in je privé leven. Iedereen die naar een dag werken thuis komt kan bij thuiskomst direct weer aan de slag met de dagelijkse zaken van het gezin. Om je hier in te helpen is deze tutorial ontstaan om je notities (die mogelijk ontstaan zijn uit “Building Your Second Brain, van Tiago Forte” te automatiseren.
Toen ik begon met het bouwen van mijn second brain kwam ik tot de conclusie dat ik erg veel data per dag probeerde te onthouden en hierdoor steeds meer vergat. Door deze data niet meer te willen onthouden maar direct via een simpele manier “weg te schrijven” naar mijn tweede brein kan ik veel meer “onthouden”. Volgens deze studie aan de University of California uit 2009 werd er destijds al gemiddeld 34Gb per dag door de mens aan data verwerkt. En dan niet met computers maar dit getal krijgt je hoofd te verwerken. Kun je nagaan hoeveel meer dit is geworden nu in 2024, met meer en meer social media platformen.
Soms heb je een betaald abonnement nodig maar vaak kom je met de gratis versies een heel eind. In deze tutorials leer ik je hoe je notitie tools aan elkaar kunt koppelen als deze functionaliteit die standaard in de tool zit. Zo maak ik zelf gebruik van Microsoft To-do voor de snelle todo’s en die kan ik dan weer makkelijk delen met mijn gezin.
Maar todo’s uit andere lijsten synchroniseren dan weer met Notion, mijn notitie tool of choice en deze synct dan meer met OneNote. Mijn backup notitietool. Daarbij werkt het soms makkelijker in OneNote dan Notion en andersom. Hiervoor gebruik ik Zapier.com. Je krijgt bij de gratis versie 100 tasks per maand. Let op dat elke task in een ZAP dan telt als een task, dus maak je een ZAP die een trigger heeft in app 1 en dan een actie veroorzaakt in app 2 en app 3 dan zijn dit 2 tasks. Echter telt de task pas als deze ook daadwerkelijk uitgevoerd wordt. Dus bij de check op een nieuwe to-do die er niet is veroorzaakt dan ook geen task. Kortom ik heb een ZAP die triggert als er een nieuwe to-do item is in een specifieke lijst dan maakt deze automatisch een nieuw item aan in mijn OneNote app inbox. En hij maakt een item aan in de Notion database. Dit zijn 2 tasks, en als er geen nieuwe to-do is dan stopt de ZAP en dus geen tasks. Zo is 100 tasks per maand voldoende voor persoonlijk gebruik.
Stap 1
Om te beginnen heb je uiteraard een Zapier account nodig via https://zapier.com vervolgens maak een een ZAP aan en selecteer je de trigger Microsoft To-Do. Hierna moet je eerst even Zapier autoriseren voor Microsoft To-Do zodat Zapier de inhoud van je lijst kan inlezen. Let wel dat je alleen die lijst kiest die je wilt monitoren zodat Zapier niet bij de andere lijsten kan komen. Deze lijst dient al wel aangemaakt te zijn in de Microsoft To-Do app, dus doe dit eerst even voordat je verder gaat. Hetzelfde geldt voor de database in Notion en de notebook en sectie in OneNote. Heb je deze klaar dan kunnen we verder.
Nu zal Zapier inloggen en kijken of er items in de lijst staan die het kan downloaden voor je om te gebruiken als test item. Door deze items te gebruiken krijg je meteen een goed beeld welke velden Zapier kan ophalen en doorgeven aan de volgende app.
Als alle velden zijn geselecteerd kan je door naar task 1 en dat is in ons geval het aanmaken van een item in de Notion database. Ook hier kiezen we de app die hij moet aanroepen en autoriseren we Zapier om deze te mogen lezen.
Door de wizard verder te doorlopen geef je Zapier het recht om in Notion te schrijven en dus maakt deze dan het item aan in de database. Je moet dan alleen in de velden even de tags aangeven welke je geschreven wilt hebben. In mijn geval is dat Subject. Alle andere velden zijn niet verplicht en dus niet nodig. Wel is het zo dat als je Notion als team gebruikt en met meerdere mensen ergens aan werkt je dan makkelijk deze database items ook direct aan teamleden kan toebedelen. Je kan deze zelfs direct een status, tags, content ed meegeven. Na de stappen Setup en configure, test je de ZAP alleen nog even om te checken of alles werkt. En klaar is je ZAP.
Stap 2
In mijn geval is dat 01-Projects en dan de sectie Inbox Notes. Deze inbox heb ik gemaakt om alle snelle aangemaakte notities in op te slaan. 1x per week reserveer ik dan tijd in om alle inbox notities te verdelen over de secties waar ik op dat moment denk dat ze thuis horen.
Vanuit de SecondBrain gedachte is het zo dat je nooit een perfecte notitie omgeving hoeft te hebben. Dit gaat je ook niet lukken. Als je zoveel tijd bezig bent om je SecondBrain te organiseren dan ben je uiteindelijk meer tijd hiermee kwijt dat met je werk en creativiteit. Het plaatsen van een notitie in folder A kan op dat moment een prima idee zijn terwijl je 2 maanden later mogelijk denkt dat folder B toch beter is. Verplaats het dan gewoon of maak in folder B even een lijk naar folder A aan en klaar. Wel is het belangrijk om je zaken te archiveren als je klaar bent met dat project. Anders is er later nooit meer te overzien wat je nu8 allemaal hebt.
ZAP testen
Let op, met het gratis account kan alleen zogenaamde “Two-step Zaps” aanmaken, dus 1 trigger met 1 actie en geen 2 of meerdere acties na 1 trigger. Je zal dus 2 ZAP’s moeten aanmaken.